+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Входящие письма в организацию

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

О том, как это делать, расскажем в статье. В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора как правило, в небольших или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении. Главное, чтобы в организации или в каждом подразделении был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем — как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение — остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один — визовый — экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию.

В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр. Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении но не у исполнителей!

В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем — отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов. Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю или другому ответственному за ведение делопроизводства сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.

Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.

Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся. Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов. Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело. Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.

Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним. Очевидно, что первый вариант — самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени.

А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма. Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской.

Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:. И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах. Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого. Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи.

Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц. Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами.

Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.

Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала.

И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте. Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.

Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки. В целом правила хранения электронных документов такие же, как и для бумажных, но имеют некоторые особенности:. Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными. То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо.

Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет — гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо. Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет — соблюдается только хронология запросов. Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу.

Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов. Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте.

При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами. В какой ее раздел разделы помещать переписку, зависит от того, какой порядок регистрации и хранения переписки существует в организации. Напомним, что переписка может храниться централизованно — в канцелярии, службе делопроизводства или у секретаря генерального директора если организация небольшая или в подразделениях — у секретаря или ответственного за делопроизводство в отделе.

При втором варианте в номенклатурах дел структурных подразделений будут собственные разделы для дел с перепиской. Большая ошибка формировать дела с перепиской, разделяя их только на входящие и исходящие. При этом первыми в списке будут дела с письмами от вышестоящих организаций, государственных органов, ключевых контрагентов Пример 2. Но сориентироваться в этом многообразии легче, чем кажется. Разрабатывая номенклатуру дел и устанавливая сроки хранения для переписки, рекомендуется действовать так:.

Скорее всего, срок хранения большинства дел с письмами будет равен пяти годам, но могут быть и исключения. Дела с перепиской необходимо формировать и хранить в строго определенном месте: у секретаря директора, в канцелярии либо у ответственных за делопроизводство в подразделениях. В дела с перепиской помещаются только оригинальные экземпляры документов.

Копий в таких делах быть не должно. Чтобы хранить электронные письма, не нужно делать их бумажные копии — такие дела хранятся в электронном виде.

Дела с перепиской в номенклатуре располагают по контрагентам, по темам или применяют комбинированный способ. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству.

Рострудом даны разъяснения по вопросам, связанным с установлением ненормированного рабочего дня и выполнением сверхурочной работы.

Узнать больше: Оперативное хранение документов Сопроводительное письмо Потоки документов в организации Сцилла и Харибда секретарской работы — входящие и исходящие документы. Все проекты издательства. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.

Утвержден перечень документов налоговых органов, требующих отправления на бумажных носителях по почте заказными почтовыми отправлениями. Разъяснения Роструда по вопросам, связанным с установлением ненормированного рабочего дня.

Регистрация документов

Опубликовано: 31 августа в Имеется несколько приемных, у каждой своя электронная почта, на которую ежедневно поступает масса входящей корреспонденции, часть из которой является спамом. Заносить все вложения, которые поступают на электронную почту нецелесообразно ввиду нескольких причин, в том числе из-за спама или каких-либо внутренних писем, наличие и регистрация которых в системе не требуется. Требовалось формировать задания конкретным пользователям исходя из того, с какого адреса электронной почты были занесены документы в систему. Необходимо было организовать возможность отсева писем, чтобы не заносить в систему всю входящую корреспонденцию. Для организации работы по обработке входящей корреспонденции в стандартный функционал системы был внесен ряд модификаций:.

Работа с входящими документами

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 4 полезных совета для организации почтового ящика

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная.

Активировать демодоступ. Все входящие и исходящие письма секретарь регистрирует с присвоением уникального номера, заносит в базу. Как правильно регистрировать письма, расскажем в материале.

Регистрация писем в организации

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией. Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами.

Некоторые секреты входящих документов

.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

.

В том случае когда письмо, особенно если его.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Хаос в документах? Нужен учёт входящих писем! (Правила успешного логиста)
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Алексей

    Дякую вам за вичерпне пояснення,але для мене надалі залишається загадкою чому ж тоді наша доблесна ДержПрикордонСлужба змушує всіх хто повертається в Украіну заповнювати якісь незрозумілі деклараціі, де власне фігурують пункти про зароблені кошти за період перебування закордоном, сума яку перевозите при собі і т.д. Особисто мене це наштовхує на думку,що влада хоче власне дослідити цю ситуацію і вивести певні суми мзди . А ви як вважаєте?

  2. Платон

    Большая просьба, дайте разъяснения по поводу справки резедента, что это за зверь и зачем она нужна.

  3. bipisla

    Барыги боятся потерять власть,от сюда эти провакации на Азове